2008年01月16日
メールで文章を書くと言うこと
在宅という仕事柄、コミュニケーションの9割方がメール、残りは電話ってな感じです。
今まで真剣に考えてきませんでしたが、メールで文章を書くと言うことは、結構難しいことだと思います。
いかにきちんと読み手に用件を伝えるか、そして、ちゃんと最後まで読んで貰えるか、
そのために、書き方をちょっとは工夫しないと行けません。
確かに電話だと嫌でも用件が耳に入ってくるから、内容は伝わりやすいけど、メールだと読み手に委ねられますからねぇ～
大きな声では言えませんが、受信したは良いが、ぱっとみて、「うわ～読みたくねぇ・・・」ってメール結構有ありますよね。
と言うことで、自分が普段メールを書くときに気を付けている点をまとめてみます。
1) 1行を30～35文字くらいにする
1行があまり長いと目が左右に動く動作が大きくなるので、疲れるんだと。
なるほど、確かに一理ある。
それに加えて、末尾が句読点で終わると比較的美しいので、上手く終わるように文章を調整したりしています。
2) 適当に空行をあける
3) 箇条書きにして、要点を短い文でまとめる
4) 結論から書く
5) 行頭に使う記号とその重み付けを決めておく
自分は、よく行頭に、"・, -, (1), 1), ■" と言った記号を使います。
でも特に重み付けと言ったルール決めはしてないんですよね。
この辺も決めておいた方が良いなぁ。
6) インデントを入れる
今まであまりやっていませんでしたが、時々使うようにしています。
ぱっと全体のレイアウトをみて、美しくないときは、インデントを入れてみて見やすくしてみます。
7) 英単語の後ろに半角スペースを入れてマージンを作る
これが無いと、ちょっと次の日本語とくっつきすぎで気持ち悪い感じがします。
あくまで僕の何となく守っているルールです。しかし、これだけやっても、まだまだ美しいメールは書けないなぁ～。
他にすてきなルールが有ったら教えて下さい。もれなく採用させていただきます。